효과적인 시간 관리법

1. 상황파악하기

상황 파악은 이미 발생한 사건들을 이해하고, 앞으로 어떤 일이 일어날지 예견하기 위한 것으로 현재자신의 상태를 변화시키기 위해서 중요하다. 시간관리를 더 잘하려면 우선 지금 무슨일이 벌어지고 있는지를 알아야한다.

상황파악 (1) 알아치라기

나에게 코칭을 받는 사람들 중 다수는 자신이 사용한 시간을 기록하지 않았다. 그들은 과거에 대한 어렴풋한 기억과 시간을 효과적으로 쓰지못했다는 느낌만 가지고 있었다. 즉 현재 나에게 어떤일이 벌어지고 있는지 의식적으로 파악하고 있지 못하는 상태였다.

이처럼 자신이 시간을 어떻게 쓰는지 인지조차 안되는 상태를 시간관리 수준이 가장 낮은 단계라고 할 수 있겠다. 이 단계에서는 지금 어떤일이 벌어지고 있는지 의식적으로 알아차리는 시간을 만들어야한다. 현재 상황을 잘 알아차리는것을 떠나서 알아차리는 활동자체가 일어나야 한다.

내가 제안하는 알아치림 계획하기 팁은 다음과 같다.

적은비용의 활동으로 만들자

어떤일 꾸준히 하기위해서는 회복력이 중요하다. 어떤일을 꾸준히 하는데 다양한 변수들이 영향을 미친다. 회사업무, 지인들과의 약속, 가족과의 약속, 그날의 컨디션 등 다양한 사건들이 꾸준한 활동을 방해를 한다. 그럴때마다 빠르게 복구하는 것이 예측하기 힘든 요소들을 회피하는 것보다 효과적이 전략이다.(예측이 잘되는 환경이라면 미라 어떻게 회피할지 준비하는 것도 효과적이다.)

회복력이 좋게하려면 해당활동을 최대한 작고 쉽게 만들어서, 언제든 다시 시작히기 쉽게 만들면 좋다. 예를들어 원터치로 시간 기록을 남길 수 있는 타이머를 사용한다던가, 간단한 메모장 프로그램에 형식없이 빠르게 기록하는 방법은 단순하고 비용이 적게 들기 때문에 언제든지 부담없이 다시 시작 할 수 있다 . 아니면 그냥 머릿속으로 어던일들이 벌어졌지?, 그때 어떻게 했다면 더 좋았을까? 하고 생각만 해보는 것도 좋다.

주기적인 활동에 껴넣자.

매일 일어나는 활동 뒤에 알아차리는 활동을 껴넣으면 잊지 않고 실행 할 수 있다. 예를들어 점심이나 저녁시간 처럼 매일 반복되는 시간의 끝에 상황파악하는 시간을 넣는것이다.

이렇게 지속적으로 시간관리에 주의를 기울면, 점차 일하는 중간에도 현재상태를 인지할 여유가 생긴다. 이렇게 쌓인 경험들은 시간관리를 더 효과적으로하는데 중요한 밑거름이 된다

상황파악 (1) 시간관리와 관계된 주요 요소들

시간관리는 대중적으로 관심이 많은 분야로 학계의 연구에서부터 대중서까지 다양한 정보들이 있다. 시간관리에 관해서 논의된 정보들을 살펴보면, 현재 자신의 상황을 파악하고 개선하는데 도움이 될 것이다.

1. 중요도, 마감시간, 시간길이

우리는 얼마나 중요한일인가, 얼마나 급한일인가, 얼마나 오래걸리는 일인가에 따라서 우선순위를 매기고 시간을 조정한다.

2. 선행제약

우리가 하는 일들은 서로 연관되어 있다. 어떤일은 다른일 끝내기 전까지는 시작 할 수 없다. 또는 특정 시간이 되기 전까지는 할 수 없는 일도 있다.

분리수거 쓰레기를 버리고 싶어도 분리수가하는날이 아니면 버릴수 없고, 점심을 일찍 먹고싶어도 점심을 먹는 시간은 정해진 경우가 많다. 틈틈히 책을 읽고 싶어도 책을 챙겨오지 않았다면 읽을수 없다.

3. 불확실성

얼마나 중요한일인지, 급한일인지, 얼마나 걸리는 일인지, 어떤 제약을 가지고 있는 예측하기 쉬운일과 어려운일이 있다.

해당 분야의 일에 대해 전문성이 있다면 무엇이 더 중요하고, 무엇이 더 급하고, 하는데 얼마나 걸릴지 비교적 예상하기 쉽다. 그러나 잘 모르는 영역(해당영역에 전문성이 없거 관련정보가 별로 없는)에서는 어떤일이 더 중요한일이고, 어떤일이 더 급한일이고, 얼마나 걸릴지 예상하기 어렵다.

우리삶의 대부분의 일들은 이 두가지가 섞여있을 때가 많다. 이런 특성은 우리에게 오해를 불러일으키기도 한다. 잘안다고 생각했는데 예상대로 흘러가지 않을때도 있고, 잘 모른다고 생각했는데 의외로 쉽게 일이 풀리기도 한다.

4. 반응성과 작업량

시간관리 전략은 크게 반응성을 높이는 방식과 작업량을 늘리는 방식으로 나눌수 있다.

시간 계획의 주요 요소의 가치가 자주 변하고 새로운 일들이 많이 발생해서 우선순위의 재평가가 많이 일어나야 한다면 반응성이 중요하다.

하지만 우선순위를 재평가하는 활동 또한 비용이므로 스케줄링하는데 시간이 많이 소비될수 있다. 그러면 정작 해야할 일에 쓸 시간이 적어질수 있다.

또 맥락을 전환하는데는 현재 어디까지 했는지를 저장해두어야하고 다시 시작할때 그 내용을 불러오는 비용이 발생한다. 일의 성격에 따라 다르지만 어떤일은 시작하는데 큰비용이 들어긴다.중단한 보고서를 다시 작성하려먼 어디까지 어떤내용이 있었는지 검토하는데 시간이 들어간다. 게다가 맥락이 잘 기록되지 않았다면 재 작업을 해야할수도 있다.

반면 반응성을 줄일수록 다많은 일을 할 수 있게된다 .그러나 우선순위의 재평가를 하지 않으면 중요하지 않은일에 시간이 낭비되는 것을 뒤늦게 알아차릴 위험도 있다 .

수능이나 국가 고시등의 과업처럼 우선순위가 잘 알려진경우에는 반응성이 낮아도 되겠지만, 스타트업 같은 새로운 않은 영역을 탐색하는 과업은 반응성이 중요하다.

5. 인간의 특성

인간은 자기조절에 어려움을 겪기도 한다. 이 점들은 일정계획을 수행하는데 어려움을 만든다. 우리가 하는 일들은 정신적 육체적 비용을 요구한다. 우리는 정신적 육체적 회복을 위한 시간도 계획해야한다. 사람은 일에 대한 감정적 반응을 하기도 한다. 어떤일에는 불편함을 느껴서 회피하기도 하고, 어떤일에는 즐거움을 느끼고 몰입히가도 한다. 또 우리는 자신만의 마인드셋으로 일을 이해하고 규정한다. 이 마인드셋은 쉬운일이 어려운일로 만들기도 하고, 어려운일이 쉬운일로 만들기도 한다.

그리고 의사결정

이러한 키워드들이 현재 자신의 상황을 이해하는데 주춧돌 역할을 할 것이다. 시간관리에 어려움은 앞서 이야기한 요소들이 복합적으로 작용해서 일어나게 된다. 그럴때마다 우리는 좀 더 나은 판단을 해야하는 상황을 마주하게 된다. 우리는 지속적으로 현재 상황을 이해하고 올바른 결정을 내리기 위해서 의사결정의 전문성이 필요하다.